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为客户提供最佳体验的十大语音提示

Sean Cho
1/13/2023
9
分钟阅读

你知道吗,上世纪80年代中期,可口可乐公司重新调制了他们的旗舰软饮料配方。然而,消费者对公司为了应对日益激烈的竞争而做出的努力做出了负面反应。忠诚的消费者开始囤积“旧”可乐,导致其价格飙升。可口可乐随后逐渐淘汰了“新”可乐以纠正错误。

这个市场营销教训阐述了一个老话:“不破不立”。同样的道理也适用于录制的语音提示。像可口可乐那样经得起时间考验的配方一样,消费者希望与信任的品牌保持熟悉和可预测的电话体验。突然或不合时宜的更改只会使忠实客户感到困惑或疏远!  

加入我们,了解为什么语音提示很重要,了解录制信息的最佳实践,并概述客户每次都希望听到的前10个语音提示。


语音提示的重要性是什么?

语音提示是客户体验的重要组成部分。良好的语音提示可以帮助你的公司区别于竞争对手,并使客户更轻松地使用电话与你的品牌互动。人们联系你的企业是因为他们想完成某些事情,因此让这一过程无摩擦且愉悦。

例如,在银行的互动语音响应系统中,报告遗失或被盗信用卡总是首要提示之一。金融机构知道失去信用卡是一种不幸的经历,而速度是防止未经授权的费用产生的关键。因此,语音消息的流程可以帮助客户以最少的麻烦迅速报告。

你也可以以多种方式使用语音提示,以一种独特于你的品牌的方式来问候你的客户。例如,如果你正在运行电视、广播和在线广告,以品牌的有趣吉祥物或著名代言人为特色,那么同一个人可以为你的录制问候词提供声音,以提供更一致的客户体验。  

最后,语音提示是企业与消费者建立个人联系的好方式。录制的消息让人们知道他们被听到了,有人在倾听,他们在旅程中不是孤独的。因此,使用预录制的消息告知呼叫者有哪些选项可用,并确认他们的选择。例如:

● “按3键与我们联系,询问交付和运输问题。”  

● “我们已收到您激活信用卡海外使用的请求。”  

● “您将被连接到下一个可用的预订服务台代表。”


实施电话语音提示

“但我没有高级IVR系统,也不知道如何在客户体验中添加语音提示,”您说。没问题!使用像CINNOX这样的商业通信平台,您可以以非常少的资本投入和风险开始。此外,用户友好的界面意味着任何人都可以轻松地向电话交互添加语音提示。  

如果您刚开始使用语音提示,甚至不需要录制自己的消息或聘请配音演员。高级的文字转语音功能使您可以输入或粘贴您的语音消息,然后将其转换为口语形式。这意味着每次声音提示的声音都将保持一致,并且您可以随时快速添加或编辑语音消息。

语音提示还在呼叫过程中的重要时刻播放。如果您只想要口头提示来告知呼叫者他们在呼叫过程中的位置,则不必支付完整的IVR系统费用:

•问候语。问候呼叫者的欢迎消息。  

•等待中。当呼叫者在等待时播放音乐或消息。

•语音邮件。要求呼叫者留下语音邮件消息的消息。  

•结束。对呼叫者表示感谢和告别的消息。

要了解有关CINNOX语音提示的更多信息,请访问此链接

最佳语音提示实践

仅仅添加语音提示或IVR系统并不能自动改善客户体验。就像改动传统食谱一样,糟糕的实施或有缺陷的营销策略会对您的品牌造成严重影响。以下是一些最佳实践,以确保您的录制语音提示能够给客户留下好印象。

1. 言简意赅

最好的语音提示不超过两句话。如果超过这个长度,您可能会在客户甚至获取有关您的业务信息之前就失去他们的注意力。时间就是金钱。简短的语音提示可以帮助客户以最少的麻烦和障碍到达他们想要去的地方。

您更喜欢每次拨打常用银行时听到哪个提示?

❌“欢迎来到通用银行,连续5年获得最佳在线金融机构奖。我们了解像您这样的中小企业,并感谢您的惠顾。请选择以下选项。”

✔️“感谢您拨打通用银行。请选择以下选项。”

2. 保持品牌一致性

在所有通信渠道中(包括录音提示、IVR和代理商),使用品牌元素,如语气和语言风格,保持一致性,这将有助于加强品牌意识,同时提供跨渠道的统一性,让客户立即知道他们正在与来自您独特公司的录音提示、IVR和代理商进行交互。

例如,如果您的旅游和酒店品牌将客户称为“客人”,请在口头和书面交流中始终使用该术语。在“度假者”、“假期制造者”、“顾客”或“客户”之间跳转看起来不符合品牌形象,只会混淆真正的客人。以下是如何一致使用术语的示例:

❌ 不一致

• “ABC度假村欢迎像您这样的度假者。” • “ABC度假村的交互体验始终围绕度假者的需求展开。” • “我们努力让我们的客户满意,并让他们返回ABC度假村。”

✔️ 更好

• “ABC度假村欢迎像您这样的客人。” • “ABC度假村的交互体验始终围绕客人的需求展开。” • “我们努力让我们的客人满意,并让他们返回ABC度假村。”

3. 使用清晰的语言

虽然英语是世界上最常用的语言,但普通话、印地语和西班牙语也很受欢迎! 无论您使用哪种语言来录制您的语音提示,都要使用简单的语言和清晰的发音,让第一次打电话的用户可以理解。 这意味着避免使用行话,并且不要对打电话的人做任何假设:

❌ "如果您的自行车的链环,变速器或曲柄套装出现问题,请按2键。"

✔️ "如果您的自行车出现问题,请按2键。"

4. 使用幽默要谨慎  

并非每个顾客在电话中只是想解决问题的时候都会欣赏幽默感。例如,银行和金融机构如果想与客户建立信任和透明度,就不应该使用幽默感。另一方面,一个别具一格的B2C消费品牌可以通过有趣的配音和相应的音乐展示其个性!

5. 在一个地方管理语音提示

如果您正在使用像CINNOX这样的平台进行客户体验和联系中心,您可以轻松地在一个地方管理所有语音提示。当您不必处理不同的提示系统或IVR时,您可以确保所有录音都使用相同的配音员,例如:


十个最常见的电话语音提示问候语

电话语音提示的目的是告诉呼叫者他们在通话过程中的位置或提供IVR系统的自助服务渠道。如果他们的问题很复杂或需要专家的帮助,呼叫者应该有选择与现场代理商交谈的选项。以下是您以前听过的十个语音提示示例。

1.“欢迎光临[公司名称]。”

这个问候语简短、直接而友好。在与IVR互动之前,它提醒客户与谁在交谈。它还清楚地表明,您的业务希望提供高质量的服务。最后,它通过使用您的公司名称而不是像“你好”或没有记录的问候提示来回归品牌。

 

2.“我们的营业时间是……”  

当您希望让客户知道您的联系中心没有全天候运作或您不使用IVR系统时,最好使用此录制提示。虽然呼叫者可能会失望,因为他们的呼叫无法立即回答,但现在他们知道您的运营时间,并且了解他们可以再次寻找答案。

3.“请选择以下选项之一。”  

您的IVR应立即提供呼叫者的高级概述选项。您的工作流程应帮助客户缩小问题或问题,以便为他们提供最佳解决方案或代理。例如,消费者是否正在打电话咨询他们的汽车、个人事故、住院或人寿保险政策?

4.“如果您想与客户服务代表交谈,请按0。”  

您应始终为呼叫者提供与现场代理人交谈的选项。虽然IVR作为自助服务渠道,但并非所有查询都可以使用预录制提示回答。客户可能不想浏览您的IVR,他们可能不知道哪个选项最适合他们的查询,或者他们可能只是喜欢人性化的联系!

5.“请稍等,我们将为您转接。”

在选择与最符合呼叫者查询的产品或部门之后,该消息用于确认他们所做的选择。理想情况下,这条记录的消息应在三个铃声或更短的时间内回答电话,因为它表明代理人可以立即接听电话。对于更长的等待时间,请使用以下记录问候。

6.感谢您的耐心等待,我们的代理将很快与您联系。"

如果客户的查询无法在三个铃声内回答,则应播放此等待提示,以承认客户正在等待,并将在短时间内得到服务。请注意,不会提供具体的等待时间,但响应的预期时间范围应在几分钟之内。对于较长的等待时间,请使用以下录音提示。

7."感谢您的耐心等待。您的来电非常重要,我们的代理将很快与您联系。"

这是先前等待提示的另一种变体。除了感谢客户的耐心外,您还承认您想要在第一次解决其问题。毕竟,如果客户挂断电话,他们要么离开不满意的查询未解决,要么在以后再次打电话时加入了呼叫队列。

 

8."我们的所有代理都正在为其他客户提供服务,请稍等或稍后再次致电。"  

这是很少有客户想听到的等待提示!播放此语音提示时,您正在诚实地说明等待时间很长。虽然仍未提供时间范围,但您正在解释等待的原因(可能是由于高峰呼叫期、促销或活动),并为呼叫者提供了在非高峰期间保持或稍后再次致电的选项。

9."您已到达...的语音信箱"  

并非所有查询都可以由代理团队回答。例如,某些查询可能会被路由到可以回答有关发票、退款和费用的财务部门。如果他们不在办公室或无法回答,语音邮件消息将提供一个名字给呼叫者,并允许他们留下消息以便以后跟进。

 

10"感谢您致电[公司名称]。再见!"

这是欢迎问候语的变体,以感谢客户并以良好的方式结束谈话。除了刷新呼叫者与哪家公司互动的记忆之外,它还通过展示您感谢他们的光顾来将客户服务放在前面。


查看您的语音提示以获得更好的体验  

语音提示应被视为整个客户体验的一部分。 作为电话渠道,当客户有需要回答的问题时,它可以补充所有其他渠道。 虽然在录制语音提示方面存在创意空间,但请确保您首先使用这十大语音提示满足客户的期望。

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你知道吗,上世纪80年代中期,可口可乐公司重新调制了他们的旗舰软饮料配方。然而,消费者对公司为了应对日益激烈的竞争而做出的努力做出了负面反应。忠诚的消费者开始囤积“旧”可乐,导致其价格飙升。可口可乐随后逐渐淘汰了“新”可乐以纠正错误。

这个市场营销教训阐述了一个老话:“不破不立”。同样的道理也适用于录制的语音提示。像可口可乐那样经得起时间考验的配方一样,消费者希望与信任的品牌保持熟悉和可预测的电话体验。突然或不合时宜的更改只会使忠实客户感到困惑或疏远!  

加入我们,了解为什么语音提示很重要,了解录制信息的最佳实践,并概述客户每次都希望听到的前10个语音提示。


语音提示的重要性是什么?

语音提示是客户体验的重要组成部分。良好的语音提示可以帮助你的公司区别于竞争对手,并使客户更轻松地使用电话与你的品牌互动。人们联系你的企业是因为他们想完成某些事情,因此让这一过程无摩擦且愉悦。

例如,在银行的互动语音响应系统中,报告遗失或被盗信用卡总是首要提示之一。金融机构知道失去信用卡是一种不幸的经历,而速度是防止未经授权的费用产生的关键。因此,语音消息的流程可以帮助客户以最少的麻烦迅速报告。

你也可以以多种方式使用语音提示,以一种独特于你的品牌的方式来问候你的客户。例如,如果你正在运行电视、广播和在线广告,以品牌的有趣吉祥物或著名代言人为特色,那么同一个人可以为你的录制问候词提供声音,以提供更一致的客户体验。  

最后,语音提示是企业与消费者建立个人联系的好方式。录制的消息让人们知道他们被听到了,有人在倾听,他们在旅程中不是孤独的。因此,使用预录制的消息告知呼叫者有哪些选项可用,并确认他们的选择。例如:

● “按3键与我们联系,询问交付和运输问题。”  

● “我们已收到您激活信用卡海外使用的请求。”  

● “您将被连接到下一个可用的预订服务台代表。”


实施电话语音提示

“但我没有高级IVR系统,也不知道如何在客户体验中添加语音提示,”您说。没问题!使用像CINNOX这样的商业通信平台,您可以以非常少的资本投入和风险开始。此外,用户友好的界面意味着任何人都可以轻松地向电话交互添加语音提示。  

如果您刚开始使用语音提示,甚至不需要录制自己的消息或聘请配音演员。高级的文字转语音功能使您可以输入或粘贴您的语音消息,然后将其转换为口语形式。这意味着每次声音提示的声音都将保持一致,并且您可以随时快速添加或编辑语音消息。

语音提示还在呼叫过程中的重要时刻播放。如果您只想要口头提示来告知呼叫者他们在呼叫过程中的位置,则不必支付完整的IVR系统费用:

•问候语。问候呼叫者的欢迎消息。  

•等待中。当呼叫者在等待时播放音乐或消息。

•语音邮件。要求呼叫者留下语音邮件消息的消息。  

•结束。对呼叫者表示感谢和告别的消息。

要了解有关CINNOX语音提示的更多信息,请访问此链接

最佳语音提示实践

仅仅添加语音提示或IVR系统并不能自动改善客户体验。就像改动传统食谱一样,糟糕的实施或有缺陷的营销策略会对您的品牌造成严重影响。以下是一些最佳实践,以确保您的录制语音提示能够给客户留下好印象。

1. 言简意赅

最好的语音提示不超过两句话。如果超过这个长度,您可能会在客户甚至获取有关您的业务信息之前就失去他们的注意力。时间就是金钱。简短的语音提示可以帮助客户以最少的麻烦和障碍到达他们想要去的地方。

您更喜欢每次拨打常用银行时听到哪个提示?

❌“欢迎来到通用银行,连续5年获得最佳在线金融机构奖。我们了解像您这样的中小企业,并感谢您的惠顾。请选择以下选项。”

✔️“感谢您拨打通用银行。请选择以下选项。”

2. 保持品牌一致性

在所有通信渠道中(包括录音提示、IVR和代理商),使用品牌元素,如语气和语言风格,保持一致性,这将有助于加强品牌意识,同时提供跨渠道的统一性,让客户立即知道他们正在与来自您独特公司的录音提示、IVR和代理商进行交互。

例如,如果您的旅游和酒店品牌将客户称为“客人”,请在口头和书面交流中始终使用该术语。在“度假者”、“假期制造者”、“顾客”或“客户”之间跳转看起来不符合品牌形象,只会混淆真正的客人。以下是如何一致使用术语的示例:

❌ 不一致

• “ABC度假村欢迎像您这样的度假者。” • “ABC度假村的交互体验始终围绕度假者的需求展开。” • “我们努力让我们的客户满意,并让他们返回ABC度假村。”

✔️ 更好

• “ABC度假村欢迎像您这样的客人。” • “ABC度假村的交互体验始终围绕客人的需求展开。” • “我们努力让我们的客人满意,并让他们返回ABC度假村。”

3. 使用清晰的语言

虽然英语是世界上最常用的语言,但普通话、印地语和西班牙语也很受欢迎! 无论您使用哪种语言来录制您的语音提示,都要使用简单的语言和清晰的发音,让第一次打电话的用户可以理解。 这意味着避免使用行话,并且不要对打电话的人做任何假设:

❌ "如果您的自行车的链环,变速器或曲柄套装出现问题,请按2键。"

✔️ "如果您的自行车出现问题,请按2键。"

4. 使用幽默要谨慎  

并非每个顾客在电话中只是想解决问题的时候都会欣赏幽默感。例如,银行和金融机构如果想与客户建立信任和透明度,就不应该使用幽默感。另一方面,一个别具一格的B2C消费品牌可以通过有趣的配音和相应的音乐展示其个性!

5. 在一个地方管理语音提示

如果您正在使用像CINNOX这样的平台进行客户体验和联系中心,您可以轻松地在一个地方管理所有语音提示。当您不必处理不同的提示系统或IVR时,您可以确保所有录音都使用相同的配音员,例如:


十个最常见的电话语音提示问候语

电话语音提示的目的是告诉呼叫者他们在通话过程中的位置或提供IVR系统的自助服务渠道。如果他们的问题很复杂或需要专家的帮助,呼叫者应该有选择与现场代理商交谈的选项。以下是您以前听过的十个语音提示示例。

1.“欢迎光临[公司名称]。”

这个问候语简短、直接而友好。在与IVR互动之前,它提醒客户与谁在交谈。它还清楚地表明,您的业务希望提供高质量的服务。最后,它通过使用您的公司名称而不是像“你好”或没有记录的问候提示来回归品牌。

 

2.“我们的营业时间是……”  

当您希望让客户知道您的联系中心没有全天候运作或您不使用IVR系统时,最好使用此录制提示。虽然呼叫者可能会失望,因为他们的呼叫无法立即回答,但现在他们知道您的运营时间,并且了解他们可以再次寻找答案。

3.“请选择以下选项之一。”  

您的IVR应立即提供呼叫者的高级概述选项。您的工作流程应帮助客户缩小问题或问题,以便为他们提供最佳解决方案或代理。例如,消费者是否正在打电话咨询他们的汽车、个人事故、住院或人寿保险政策?

4.“如果您想与客户服务代表交谈,请按0。”  

您应始终为呼叫者提供与现场代理人交谈的选项。虽然IVR作为自助服务渠道,但并非所有查询都可以使用预录制提示回答。客户可能不想浏览您的IVR,他们可能不知道哪个选项最适合他们的查询,或者他们可能只是喜欢人性化的联系!

5.“请稍等,我们将为您转接。”

在选择与最符合呼叫者查询的产品或部门之后,该消息用于确认他们所做的选择。理想情况下,这条记录的消息应在三个铃声或更短的时间内回答电话,因为它表明代理人可以立即接听电话。对于更长的等待时间,请使用以下记录问候。

6.感谢您的耐心等待,我们的代理将很快与您联系。"

如果客户的查询无法在三个铃声内回答,则应播放此等待提示,以承认客户正在等待,并将在短时间内得到服务。请注意,不会提供具体的等待时间,但响应的预期时间范围应在几分钟之内。对于较长的等待时间,请使用以下录音提示。

7."感谢您的耐心等待。您的来电非常重要,我们的代理将很快与您联系。"

这是先前等待提示的另一种变体。除了感谢客户的耐心外,您还承认您想要在第一次解决其问题。毕竟,如果客户挂断电话,他们要么离开不满意的查询未解决,要么在以后再次打电话时加入了呼叫队列。

 

8."我们的所有代理都正在为其他客户提供服务,请稍等或稍后再次致电。"  

这是很少有客户想听到的等待提示!播放此语音提示时,您正在诚实地说明等待时间很长。虽然仍未提供时间范围,但您正在解释等待的原因(可能是由于高峰呼叫期、促销或活动),并为呼叫者提供了在非高峰期间保持或稍后再次致电的选项。

9."您已到达...的语音信箱"  

并非所有查询都可以由代理团队回答。例如,某些查询可能会被路由到可以回答有关发票、退款和费用的财务部门。如果他们不在办公室或无法回答,语音邮件消息将提供一个名字给呼叫者,并允许他们留下消息以便以后跟进。

 

10"感谢您致电[公司名称]。再见!"

这是欢迎问候语的变体,以感谢客户并以良好的方式结束谈话。除了刷新呼叫者与哪家公司互动的记忆之外,它还通过展示您感谢他们的光顾来将客户服务放在前面。


查看您的语音提示以获得更好的体验  

语音提示应被视为整个客户体验的一部分。 作为电话渠道,当客户有需要回答的问题时,它可以补充所有其他渠道。 虽然在录制语音提示方面存在创意空间,但请确保您首先使用这十大语音提示满足客户的期望。

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