廖祥莹
2/23/2023
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中小型企业发现，互联网时代的到来，网站不再是拥有慷慨预算的大公司的“专利”。中小型企业可以更平等的在“竞技场”中竞争，甚至个人也可以使用现成的网站主题并以极低的成本拥有网站。
今天，商业通信领域也发生着同样的巨变。以前，专用小交换机 (PBX) 系统，仅适用于能够证明支持其全球运营所需的高资本投资是合理的公司。但如今，小型企业可以在几分钟内建立虚拟专用电话网络！作为企业主，您一直在寻找提高生产力和客户服务质量的方法。在保持相同服务质量的情况下，虚拟 PBX 可以帮助您降低费用并提高效率。本文将解释什么是虚拟 PBX 以及如何选择最适合您需求的解决方案。
一、什么是虚拟 PBX？
虚拟PBX的技术原理
虚拟PBX ，也被称为云PBX或在线PBX，是一种云通讯解决方案，与传统PBX不同，虚拟PBX不需要购买和安装专用硬件设备，而是将电话交换的所有功能托管在云端，用户可以通过互联网访问这些功能。它的工作原理是通过 IP（互联网协议）在互联网上传输数字音频信号，而不是传统有线公共交换电话网络 (PSTN)，这可以让您从家中、公司或任何远程位置拨打和接听电话。
虚拟PBX的技术原理
虚拟PBX提供了许多与传统电话系统相同的功能，如呼叫转移、语音邮件、电话会议和自动接待员等。但与传统电话系统不同的是，虚拟PBX还提供了一些新的高级功能，如呼叫路由、即时通讯、在线聊天、视频通话和跨地理位置的扩展性等。虚拟PBX的另一个优点是，它可以随着组织的增长而扩展，而不需要进行昂贵的硬件升级。
虚拟PBX的订阅模式与便利
虚拟PBX通常通过基于订阅的模式提供服务，用户只需支付订阅费用即可使用其所需的功能。此外，虚拟PBX还可以提供统一通信服务（UCaaS），这意味着用户可以通过单个平台访问多个通信渠道，如电子邮件、即时消息和社交媒体。
虚拟PBX通常通过基于订阅的模式提供服务，用户只需支付订阅费用即可使用其所需的功能。此外，虚拟PBX还可以提供统一通信服务（UCaaS），这意味着用户可以通过单个平台访问多个通信渠道，如电子邮件、即时消息和社交媒体。
将您的企业从有线网络中分离出来意味着您的团队可以在任意地点拨打和接听电话，无论他们身在何处。虚拟 PBX 的工作原理是将入站呼叫路由到团队，同时提供出站呼叫功能，使代理能够联系客户或其他外部方。
二、为何使用虚拟 PBX 解决方案？
更高效
虚拟 PBX 是简化您的电信需求同时降低运营费用的有效方式。您可以使用云通信软件和虚拟 PBX 服务提供商，将许多物理电话线替换为提供与传统固定电话（以及更多）相同功能的一条或两条 VoIP 线路。
数字福利
由于虚拟 PBX 不受传统有线网络的硬件限制，它们可以提供本地 PBX 无法提供的数字服务，例如能够根据需要在音频和视频通话之间无缝切换、屏幕和文件共享以实现更好的协作，并通过转录调用录音。
更低的成本
对于电话系统等物理设备没有大量预算的小型企业和初创公司也可以从虚拟 PBX 解决方案中受益。虽然涉及几个步骤，但与购买昂贵的硬件（如交换机、网关和手机）相比，复杂程度较低。
更大的灵活性
虚拟 PBX 服务还可以让您更好地控制在任何时间或地点需要配备多少员工。这可能对同时在远程和办公室工作的混合型员工有益，因为这使他们能够与同事保持联系，而无需在不同地点之间出差。
三、虚拟 PBX 的组件功能
您应该在商务通信解决方案中寻找什么？虚拟 PBX 包含一组重要的电信组件，允许您按需建立和管理自己的 PBX。通常，大多数虚拟 PBX 平台包含以下主要特性和功能：
• 联络中心软件，例如CINNOX，管理来电和去电以及客户交互的流程。
• 分配系统或自动呼叫分配器，用于根据时间等规则接听和分配来电。
• 呼叫路由引导待接来电，根据时区或语言等预定义规则将呼叫来电路由至对应的代理。
• 通话录音将电话或电话会议中的语音对话转换为可自动转换为文本的数字文件。
• 集中式呼叫控制意味着能够从中央工作区管理呼叫、呼叫路由和报告。
• 用户管理是设置用户角色和权利的能力，所以员工只能看到执行工作所需的信息。
四、如何选择云通信服务
现在您已经了解了虚拟 PBX 系统的组成部分，接下来是一些关于如何选择云通信提供商的建议，包括在比较特性和功能时应该你应该询问供应商的问题。
选择你需要的功能
企业的形式和规模各不相同，云通信软件也是如此。认真思考您的企业在运行和发展业务时真正需要哪些特性和功能。
另外，您的选择不应被销售宣传或限时促销活动所左右，这些活动从长远来看并不能真正让您受益。
为了将商业传播营销中的炒作与现实区分开来，以下是您应该向解决方案提供商提出的一些问题：
• 您是否支持语音、视频和实时聊天等多种渠道？
• 您是否有其他联系代理人的方式，例如通过网络小部件？
• 你们提供免费电话和本地虚拟号码吗？
• 是否有音频和视频会议功能？
• 是否有用于更好协作的内置文件和屏幕共享？
• 您是否有映射技术来路由来电？
• 将查询转给最适合处理此事的代理人是否容易？
• 代理商能否为查询附加标签以便于参考和分类？
• 是否可以为审计和培训目的录制语音对话？
以合适的价格找到一个计划
接下来，在确定您需要的功能后，查看云通信提供商提供的价格计划。请记住，当您承诺按月计费的年度计划时，您将享受最多的节省。大多数提供商按“席位”或实际使用该解决方案的每位员工数量收取月费。
例如，如果您需要像 IVR 这样的东西，您是否被迫升级到昂贵的计划只是为了使用它？查看细则以了解每个计划中真正包含的内容：
• 价格中是否包含字母数字发件人 ID？
• 你们是否提供像企业微信这样的社交聊天的集成？
• 是否有人工智能驱动的聊天机器人可用？
• 您是否也处理短信营销活动？
• IVR 系统是否可以升级？
• 我的对话和报告历史记录可以保留多长时间？
确保它易于使用
如果云通信软件有一个免费的、无条件的试用期来按部就班运行解决方案，那将是有帮助的。毫无疑问，您会同时比较几个解决方案。通过与真实解决方案而不是演示沙箱进行交互，您可以快速掌握虚拟 PBX 是否会满足您的需求。
任何云通信平台都需要补充您的工作流程。在评估不同的虚拟 PBX 解决方案时请考虑以下问题：
• 您能否将来自不同渠道的对话统一到一个聊天室中？
• 我能否在不切换不同应用程序的情况下获得客户的单一视图？
• 我能否在一个地方看到整个客户旅程和客户互动？
• 您能否按需在数字呼叫和电话呼叫之间切换？
• 您是否支持使用网络链接和二维码进行跨渠道互动？
• 我能否轻松自定义用户角色和权限？
• 您是否通过无代码工具或开放API 提供集成？
内置洞察力和分析
如何确定您做到了何种程度以及未来的清晰发展蓝图？任何虚拟 PBX 解决方案都应该具有内置的分析和洞察力，以帮助您回答这个问题以及更多问题。更好的是，未来对云平台的升级应该包括使用 AI 和机器学习来解锁您的数据！
为了弄清楚这一点，请向解决方案提供商询问以下问题：
• 您是否能够聚合各种数据点并解决数据孤岛？
• 我可以在单个网络仪表板上查看和分析数据吗？
• 我能否实时查看内部和外部交互？
• 我能否监控和接管实时聊天会话？
• 我能否生成我需要的必要报告和记录？
检查服务的可靠性
云通信提供商是拥有还是租赁其网络？如果出现任何问题，专用网络意味着更快的故障排除和反应时间。对于正常运行时间，声称99.5% 比的 100% 正常运行时间更现实，后者是不现实的。保证网络正常运行也受到服务水平协议 (SLA) 的保证。
通过提出以下问题来评估解决方案提供商的声誉和可靠性：
• 您是否拥有全球分布的IP 网络？
• 您有多少个位于战略位置的接入点？
• 你们是否在我需要时提供 24/7 全天候客户支持？
• 您的正常运行时间和 SLA 是怎样的？
• 您的网络是否每天 24 小时、每周 7 天、每年 365 天都受到实时监控？
• 我的数据是否受到行业领先的加密、备份和恢复实践的保护？
• 你们有什么样的ISO 认证？多多益善！
现在开始向云通讯供应商提问吧！
在购买虚拟 PBX 时，中小型企业的选择太多了。因为进入门槛低，所以有很多商业通讯供应商可供选择，但他们也不尽相同！选择一个提供免费试用并由可靠的电话和数字基础设施提供支持的服务。
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