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12个视频会议技巧,以提供更多联系和团队协作

Sean Cho
7/15/2022
9
分钟阅读

一个交响乐团是一个完美的团队协作的例子。由指挥家领导,每个乐手通过眼神交流和手势接收音乐导演的指示。然而,每个音乐家也与其他音乐家保持协调,保持节奏并演奏他们的乐器,以产生一个和谐的演出。

会议电话就像管弦乐音乐会一样。主持人执掌指挥棒,确保所有参与者遵循议程,保持分配的时间并等待轮流发言。与管弦乐不同的是,在线会议消除了与参与者之间的所有物理距离,使世界各地的任何人都能参加。

事实上,根据Frost&Sullivan的数据,93%的企业领导人预计四分之一或更多的员工将在家工作!因此,必须使用协作和会议解决方案来汇集分布式团队。在Frost&Sullivan早期的一项研究中,72%的公司通过使用这些工具获得了明显的竞争优势。

CINNOX Dashboard
CINNOX,一个云通信和会议工具的例子


随着在线会议在后疫情时代成为常态,以下是12个最佳实践,以使团队更加连接和协作。这些技巧适用于音频和视频会议,但斯坦福大学的研究人员观察到视频会议会带来额外的疲劳。因此,我们建议使用音频通话来减少干扰,集中注意力于讲话内容,并具有自由移动的能力。

实现更多连接和协作的团队的12个最佳做法

1. 指定主持人 

乐团指挥的任务是让每个人保持同步,紧密合作。同样重要的是,会议的主持人应该组织、主持并引导在线会议,以在分配的时间内得出结论。主持人很可能是从会议中受益的人,或者是被指派执行这项工作的人。

有趣的事实是,乐团中的第一小提琴手也被称为首席指挥,是次要的领导人。同样,会议主持人可以指定一个共同主持人作为备份,监视聊天窗口以回答问题,开始/停止录制并管理参与者。拥有共同主持人可以帮助主持人集中精力主持会议。


2.选择适当的解决方案

无论你和几个同事交谈,还是和300个参与者交流,你都需要电话会议工具来主持会议。可以选择使用 Google、Microsoft 和 Zoom 等流行应用,也可以使用像 CINNOX 这样的专用云通信平台,它提供了电信级网络和全球多个点的存在(PoPs),以提高可靠性和清晰度。

有时候最好的想法会在你最不经意的时候出现!例如,当你与团队成员进行一对一的通话时,如果出现了突发的灵感,你可以抓住机会在 CINNOX 中创建即时的会议呼叫,而不必挂断通话。受邀人可以包括你联系人列表中的其他人、外部联系人或拨打电话号码。

Conference call with CINNOX

3.分享议

一个有效的电话会议需要一份计划,它解释了电话会议的目标和目的。把议程看作指挥的谱子,描述了所有乐器以及它们的演奏顺序。一个好的议程定义了电话会议的目标,每个主题的讨论时间以及将主持电话会议不同部分的参与者。

一旦你制定好电话会议的流程,请提前通过电子邮件将议程发送给所有参与者。这有两个目的:提醒他们电话会议的日期和时间,以及提供通过CINNOX的实时邀请、拨打电话号码、短信或网页链接加入电话会议的说明。

4. 排练脚本

指挥和音乐家们在演出前会排练无数次。同样地,虽然电话会议是实时进行的,但您可以通过提前在没有参与者的情况下进行练习来确保其顺利进行。演练可以识别电话会议软件和硬件问题,并有助于更顺畅地切换话题。

5. 选择一个安静的地方

音乐家需要一个声学良好的音乐厅来听到彼此的表演。作为电话会议的主持人,选择一个类似的安静的地方来主持电话会议。您需要一个没有门铃、建筑噪音、交通或小宠物和孩子干扰的地方。小隔间、办公室隔音舱或专用会议室都是不错的选择。

6. 获得良好的连接

管弦乐团会在实际演出场地进行最后的排练。您也应该检查会议场所是否有可靠的Wi-Fi和宽带接入,特别是如果它与您练习的地方不同。当天的网络连接可能会决定在线电话会议的成败!

7. 准时开始

管弦乐团的音乐家会提前到达,安顿下来并调整他们的乐器。作为会议主持人,您也应该以身作则,成为第一个开始通话的人,接收参与者的到来并确保您的麦克风正常工作。没有什么比让参与者到达一个空荡荡的电话会议更糟糕的了。

8. 制定准则

在古典音乐会上,礼仪规定听众不得交谈、窃窃私语、唱歌或哼唱。同样地,在电话会议中,参与者如果没有发言,应该将麦克风静音。为了帮助辨认说话者,人们应该首先报出自己的名字。此外,任何与主题无关的分散注意力的事情应该在会议结束后再处理。

9. 介绍所有人  

在音乐会开始之前,指挥家与音乐家一样受到掌声欢迎。同样,会议电话中的主要参与者应该轮流介绍。首先宣布自己是会议负责人,同时介绍共同主持人(如果有的话)。如果时间允许,您也可以在介绍所有参与者的同时介绍重要的参与者。

10.保持沟通  

指挥家通过手势和目光交流与乐团音乐家进行联系。虽然视频通话可以显示类似的非语言交流,但是在语音通话中却不可能。因此,语音会议需要人们付出额外的努力,向观众讲述或描述正在发生的事情。以下是一些示例:

  • “让我与您分享屏幕,展示销售数字…”  
  • “我正在寻找去年关于消费者情绪的报告…”  
  • “副总裁现在将介绍下个季度的战略…”  

如果您正在主持视频会议通话,使用屏幕共享功能可以让您的工作更加轻松!在需要实时协作和编辑文档、传达大量视觉或数字数据或仅演示软件功能的会议中,这是最好的选择。根据您的会议目标选择音频或视频通话。

Maximum Productivity with CINNOX

如果您使用像CINNOX这样的视频会议平台,在通话过程中您可以随时添加参与者以满足需要。这样,您的会议通话的流程不会受到干扰,因为所有人都可以留在同一个通话中,而不需要挂断电话。您可以通过电子邮件、短信或拨打电话来轻松邀请额外的与会者。  

例如,假设您正在为新的服装系列计划有限的生产运行。在会议通话中出现了有关面料供应商是否有足够的一次性材料库存,并且能否以会计师批准的价格供应的问题。您可以通过拨打供应商的电话号码,将其添加到正在进行的讨论中。

Call recording with CINNOX

11. 会议记录

录制会议有助于与会者和非与会者了解会议内容,就像管弦乐团定期录制演出以为他们的粉丝提供内容一样。虽然您不必是电话会议的粉丝,但通话记录可以帮助您回忆起会议内容,并可在会议后用于审计和参考目的。

Call recording with CINNOX

专业提示:在会议通话开始时提醒与会者会议正在被录制是礼貌的。从心理学的角度来说,如果人们知道他们正在被录制,他们往往会表现得更好。此外,这可能会避免可能意外泄露和记录敏感商业信息的尴尬情况。

語音轉文字記錄是快速了解会议背景的另一种省时高效的方式。您可以在转录中仅仅阅读和搜索关键词,而不必花时间观看录像。为了获得最佳质量的转录,请务必遵循我们的7个必须知道的語音轉文字記錄 DO 和 DON’Ts。

Audio Transcripts

12.会后跟进

就像指挥家在演出后再次出现为观众奏响安可曲一样,结束会议通话后,您需要再次与与会者沟通。必然会有需要进一步讨论和行动的话题。您应该列出并回答所有提出的问题,包括侧面话题,在一封跟进电子邮件中发送给所有与会者。

此外,不要忘记感谢每个人的出席,简要列出讨论要点,包括视频和音频录音的链接,并附上音频转录以供他们参考。您可能需要安排另一个会议通话,如果是这样,请提供下一次会议的链接或让他们知道会话正在继续。

您也可以成为电话会议的大师

在线会议在这个后疫情时代已成为常态。企业通过用语音和视像通话替代昂贵耗时的实体会议来获得投资回报率和便利性。选择符合您要求的会议通话应用程序,然后将其与这12个会议技巧结合起来,每次都可以高效完成电话会议!

如果您想尝试一款无需信用卡的基于云的通讯工具,请立即与CINNOX的专家联系。

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一个交响乐团是一个完美的团队协作的例子。由指挥家领导,每个乐手通过眼神交流和手势接收音乐导演的指示。然而,每个音乐家也与其他音乐家保持协调,保持节奏并演奏他们的乐器,以产生一个和谐的演出。

会议电话就像管弦乐音乐会一样。主持人执掌指挥棒,确保所有参与者遵循议程,保持分配的时间并等待轮流发言。与管弦乐不同的是,在线会议消除了与参与者之间的所有物理距离,使世界各地的任何人都能参加。

事实上,根据Frost&Sullivan的数据,93%的企业领导人预计四分之一或更多的员工将在家工作!因此,必须使用协作和会议解决方案来汇集分布式团队。在Frost&Sullivan早期的一项研究中,72%的公司通过使用这些工具获得了明显的竞争优势。

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随着在线会议在后疫情时代成为常态,以下是12个最佳实践,以使团队更加连接和协作。这些技巧适用于音频和视频会议,但斯坦福大学的研究人员观察到视频会议会带来额外的疲劳。因此,我们建议使用音频通话来减少干扰,集中注意力于讲话内容,并具有自由移动的能力。

实现更多连接和协作的团队的12个最佳做法

1. 指定主持人 

乐团指挥的任务是让每个人保持同步,紧密合作。同样重要的是,会议的主持人应该组织、主持并引导在线会议,以在分配的时间内得出结论。主持人很可能是从会议中受益的人,或者是被指派执行这项工作的人。

有趣的事实是,乐团中的第一小提琴手也被称为首席指挥,是次要的领导人。同样,会议主持人可以指定一个共同主持人作为备份,监视聊天窗口以回答问题,开始/停止录制并管理参与者。拥有共同主持人可以帮助主持人集中精力主持会议。


2.选择适当的解决方案

无论你和几个同事交谈,还是和300个参与者交流,你都需要电话会议工具来主持会议。可以选择使用 Google、Microsoft 和 Zoom 等流行应用,也可以使用像 CINNOX 这样的专用云通信平台,它提供了电信级网络和全球多个点的存在(PoPs),以提高可靠性和清晰度。

有时候最好的想法会在你最不经意的时候出现!例如,当你与团队成员进行一对一的通话时,如果出现了突发的灵感,你可以抓住机会在 CINNOX 中创建即时的会议呼叫,而不必挂断通话。受邀人可以包括你联系人列表中的其他人、外部联系人或拨打电话号码。

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3.分享议

一个有效的电话会议需要一份计划,它解释了电话会议的目标和目的。把议程看作指挥的谱子,描述了所有乐器以及它们的演奏顺序。一个好的议程定义了电话会议的目标,每个主题的讨论时间以及将主持电话会议不同部分的参与者。

一旦你制定好电话会议的流程,请提前通过电子邮件将议程发送给所有参与者。这有两个目的:提醒他们电话会议的日期和时间,以及提供通过CINNOX的实时邀请、拨打电话号码、短信或网页链接加入电话会议的说明。

4. 排练脚本

指挥和音乐家们在演出前会排练无数次。同样地,虽然电话会议是实时进行的,但您可以通过提前在没有参与者的情况下进行练习来确保其顺利进行。演练可以识别电话会议软件和硬件问题,并有助于更顺畅地切换话题。

5. 选择一个安静的地方

音乐家需要一个声学良好的音乐厅来听到彼此的表演。作为电话会议的主持人,选择一个类似的安静的地方来主持电话会议。您需要一个没有门铃、建筑噪音、交通或小宠物和孩子干扰的地方。小隔间、办公室隔音舱或专用会议室都是不错的选择。

6. 获得良好的连接

管弦乐团会在实际演出场地进行最后的排练。您也应该检查会议场所是否有可靠的Wi-Fi和宽带接入,特别是如果它与您练习的地方不同。当天的网络连接可能会决定在线电话会议的成败!

7. 准时开始

管弦乐团的音乐家会提前到达,安顿下来并调整他们的乐器。作为会议主持人,您也应该以身作则,成为第一个开始通话的人,接收参与者的到来并确保您的麦克风正常工作。没有什么比让参与者到达一个空荡荡的电话会议更糟糕的了。

8. 制定准则

在古典音乐会上,礼仪规定听众不得交谈、窃窃私语、唱歌或哼唱。同样地,在电话会议中,参与者如果没有发言,应该将麦克风静音。为了帮助辨认说话者,人们应该首先报出自己的名字。此外,任何与主题无关的分散注意力的事情应该在会议结束后再处理。

9. 介绍所有人  

在音乐会开始之前,指挥家与音乐家一样受到掌声欢迎。同样,会议电话中的主要参与者应该轮流介绍。首先宣布自己是会议负责人,同时介绍共同主持人(如果有的话)。如果时间允许,您也可以在介绍所有参与者的同时介绍重要的参与者。

10.保持沟通  

指挥家通过手势和目光交流与乐团音乐家进行联系。虽然视频通话可以显示类似的非语言交流,但是在语音通话中却不可能。因此,语音会议需要人们付出额外的努力,向观众讲述或描述正在发生的事情。以下是一些示例:

  • “让我与您分享屏幕,展示销售数字…”  
  • “我正在寻找去年关于消费者情绪的报告…”  
  • “副总裁现在将介绍下个季度的战略…”  

如果您正在主持视频会议通话,使用屏幕共享功能可以让您的工作更加轻松!在需要实时协作和编辑文档、传达大量视觉或数字数据或仅演示软件功能的会议中,这是最好的选择。根据您的会议目标选择音频或视频通话。

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例如,假设您正在为新的服装系列计划有限的生产运行。在会议通话中出现了有关面料供应商是否有足够的一次性材料库存,并且能否以会计师批准的价格供应的问题。您可以通过拨打供应商的电话号码,将其添加到正在进行的讨论中。

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11. 会议记录

录制会议有助于与会者和非与会者了解会议内容,就像管弦乐团定期录制演出以为他们的粉丝提供内容一样。虽然您不必是电话会议的粉丝,但通话记录可以帮助您回忆起会议内容,并可在会议后用于审计和参考目的。

Call recording with CINNOX

专业提示:在会议通话开始时提醒与会者会议正在被录制是礼貌的。从心理学的角度来说,如果人们知道他们正在被录制,他们往往会表现得更好。此外,这可能会避免可能意外泄露和记录敏感商业信息的尴尬情况。

語音轉文字記錄是快速了解会议背景的另一种省时高效的方式。您可以在转录中仅仅阅读和搜索关键词,而不必花时间观看录像。为了获得最佳质量的转录,请务必遵循我们的7个必须知道的語音轉文字記錄 DO 和 DON’Ts。

Audio Transcripts

12.会后跟进

就像指挥家在演出后再次出现为观众奏响安可曲一样,结束会议通话后,您需要再次与与会者沟通。必然会有需要进一步讨论和行动的话题。您应该列出并回答所有提出的问题,包括侧面话题,在一封跟进电子邮件中发送给所有与会者。

此外,不要忘记感谢每个人的出席,简要列出讨论要点,包括视频和音频录音的链接,并附上音频转录以供他们参考。您可能需要安排另一个会议通话,如果是这样,请提供下一次会议的链接或让他们知道会话正在继续。

您也可以成为电话会议的大师

在线会议在这个后疫情时代已成为常态。企业通过用语音和视像通话替代昂贵耗时的实体会议来获得投资回报率和便利性。选择符合您要求的会议通话应用程序,然后将其与这12个会议技巧结合起来,每次都可以高效完成电话会议!

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